Privatlivspolitik for PI-Gymnastik, gældende pr. 25. maj 2018:

Privatlivspolitik for PI-Gymnastik
(Gymnastikafdelingen i Politiets Idrætsforening, København)

 PI-Gymnastiks dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

PI-Gymnastik er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.

Oplysninger om ledere, frivillige og instruktører/trænere:
– Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse og ansættelsesperiode, andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til Dansk Politiidrætsforbund, bankkonto-oplysninger.
– Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nummer, oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:  Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn eller indhentning af børneattester fra Rigspolitiet.

Vores formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

• PI-Gymnastik berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig.
• Behandling efter lovkrav.
• Behandling med samtykke.

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• PI-Gymnastik medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
• Som led i PI-Gymnastik idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
• Levering af varer og ydelser du har bestilt.
• Administration af din relation til PI-Gymnastik.

Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i Dansk Politiidrætsforbund.
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.
• Opfyldelse af lovkrav.
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende.
• Administration af din relation til PI-Gymnastik.

 Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder bl.a. udfærdigelse af holdlister og udsendelse af informationsmails.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Tilmelding til og afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.
• Brug af situationsbilleder og videooptagelser taget i regi af PI-Gymnastik, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i idrætsfabrikken eller ved stævner, opvisninger og lignende, hvor PI-Gymnastik er repræsenteret.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af PI-Gymnastik.
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet kan der ske videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante arrangører.

Leverandøren af vores idrætsblad vil få leveret og bringe navn og tjenestested på politikredsniveau, billeder, resultatlister og artikler til brug i vores idrætsblad og på vores hjemmeside.

På PI-Gymnastiks hjemmeside samt Facebook-side vil vi dele situationsbilleder og videooptagelser, der viser PI-Gymnastiks aktiviteter.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af PI-Gymnastik, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter din udmeldelse af PI-Gymnastik.

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af PI-Gymnastik
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. omkostningsgodtgørelsesbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
• Retten til indsigt i egne personoplysninger.
• Retten til berigtigelse.
• Retten til sletning.
• Retten til begrænsning af behandling.
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).
• Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.